Офис пакетін қалай таңдау керек: жазылым, біржолғы лицензия және арнайы бағдарламалар
Жазылым ба, біржолғы лицензия ма, үйге ме, жұмысқа ма — офис пакетін таңдағанда нені қарау керегін, қай жерде жиі қателесетінін және кімге қай нұсқа ыңғайлы екенін қарапайым тілмен айтып береміз.
Құжат жазу, кесте толтыру, презентация жасау — қазір бұларсыз оқу да, жұмыс та алға баспайды. Жаңа ноутбук не компьютер алған соң көп адам бірден осы сұраққа тіреледі: қай офис пакетін орнатқан дұрыс? Жазылым алу керек пе, әлде бір рет кілт алып, тыныш жүре беру керек пе? Үйге бір нұсқа, жұмысқа басқа нұсқа керек пе?
Бұл гайд оқитындарға, үйде құжатпен жұмыс істейтіндерге, шағын бизнесін жүргізетіндерге және жобалармен айналысатын мамандарға арналған. Төменде нені қарау керегін, адамдар көбіне қай жерде шатасатынын және бізде қазір не бар екенін қарапайым тілмен айтып береміз. Бірден айтайық: «ең жақсы» офис пакеті деген жоқ. Сізге сай келетіні бар, соны табу керек.
Таңдағанда нені қарау керек
Офис пакеттерінің атаулары бір-біріне ұқсас, бірақ ішіндегісі әртүрлі. Сондықтан алдымен өзіңізге бірнеше қарапайым сұрақ қойып алыңыз: кім қолданады, қанша адам, қандай құрылғыда, не үшін. Осыларға жауап болса, таңдау әлдеқайда жеңіл болады.
Жазылым ба, біржолғы лицензия ма
Ең басты сұрақ осы. Офис пакеттері негізі екі түрде келеді. Біріншісі — жазылым: белгілі бір мерзімге, мысалы бір жылға, қолдану құқығын аласыз, мерзім біткенде ұзартасыз. Екіншісі — біржолғы лицензия: кілтті бір рет аласыз да, сол нұсқаны қолдана бересіз.
Жазылымның жақсы жағы — оған бағдарламалардан бөлек көбіне бұлттағы орын да кіреді, әрі бірнеше құрылғыда қолдануға ыңғайлы. Есте сақтайтын жағы — оны жыл сайын ұзартып отыру керек. Ұмытып кетсеңіз, бағдарламалардың мүмкіндіктері шектеліп қалуы мүмкін.
Біржолғы лицензия басқаша: бір рет алдыңыз — болды, жыл сайын ойланбайсыз. Бірақ ол белгілі бір жылдың нұсқасына байланған. Келесі нұсқа шыққанда, сіздікі өзінен-өзі соған ауыспайды.
Айырмасы бірден көрінуі үшін қысқа кесте:
| Нені салыстырамыз | Жазылым | Біржолғы лицензия |
|---|---|---|
| Төлем | Мерзім сайын ұзартылады | Бір рет |
| Нұсқа | Жазылым жүріп тұрғанда жаңа мүмкіндіктер келіп отырады | Алған жылдың нұсқасы қалады |
| Бұлттағы орын | Көбіне бірге беріледі | Бөлек ойластыру керек |
| Кімге ыңғайлы | Бірнеше құрылғыда, бұлтпен жұмыс істейтіндерге | Бір компьютерде ұзақ әрі тұрақты жұмыс істейтіндерге |
Шығынды бір жылға емес, алға қарай есептеңіз
Көп адам тек бүгінгі төлемге қарайды. Ал дұрысы — бағдарламаны қанша уақыт қолданатыныңызды ойлап, сол мерзімге есептеу. Жазылым бір жылда жеңіл көрінуі мүмкін, бірақ оны жыл сайын ұзартасыз. Біржолғы лицензияның бірден төленетін бөлігі көбірек болуы мүмкін, бірақ кейін қайталанбайды. Қайсысы тиімді екені сізге бұлт пен бірнеше құрылғы қаншалықты керек екеніне байланысты.
Қанша адам қолданады
Үйде бір компьютер, бір адам болса — бір пайдаланушыға арналған нұсқа жетіп жатыр. Ал отбасында бірнеше адам құжатпен жұмыс істесе — біреуі оқу жобасын жазады, біреуі жұмыс кестесін толтырады, тағы біреуі презентация дайындайды — онда әрқайсысына жеке нұсқа алғаннан гөрі бір ортақ жазылымды қарастырған жөн. Мысалы, Microsoft 365 Family жазылымын алты адамға дейін бөлісуге болады, әр қатысушыға OneDrive бұлтында жеке 1 ТБ орын беріледі.
Қай құрылғыларда жұмыс істейді
Қазір көбіміз бір құрылғымен шектелмейміз: ноутбукте бастаған құжатты жолда смартфоннан ашып қараймыз, кешке планшетте түзетеміз. Сіз де осылай жұмыс істесеңіз, пакет қай құрылғыларды қамтитынын міндетті түрде тексеріңіз. Мысалы, Microsoft 365 Personal ПК мен Mac-те, планшетте және смартфонда жұмыс істейді.
Біржолғы лицензия алғанда қай операциялық жүйеге арналғанын алдын ала нақтылап алыңыз. Тауар сипаттамасында бұл туралы жазылмаса, кеңесшіден сұраған дұрыс — кейін орнатпай әуре болғаннан гөрі, алдын ала білген жақсы.
Бұлттағы орын керек пе
Құжаттарды бұлтта сақтаудың пайдасы көп: компьютер бұзылса да, жоғалса да, файлдар аман қалады. Оның үстіне бір құжатты әртүрлі құрылғыдан ашуға болады. Microsoft 365 жазылымдарына OneDrive бұлтында 1 ТБ орын кіреді: Personal нұсқасында бір адамға, Family нұсқасында әр қатысушыға жеке. Мәтін мен кесте үшін бұл — үлкен қор.
Ал біржолғы лицензияда бұлт бөлек айтылмаса, файлдарды қайда сақтайтыныңызды өзіңіз ойластыруыңыз керек: сыртқы диск, флешка не басқа бұлт қызметі. Ең бастысы — маңызды құжаттардың көшірмесі бір ғана жерде тұрмасын.
Пакеттің ішінде не бар
Атауы ұқсас пакеттердің ішіндегі бағдарламалар жиынтығы әртүрлі болуы мүмкін. Көп адамға керегі — мәтін жазуға Word, кестеге Excel, презентацияға PowerPoint. Бірақ поштаға арналған Outlook, жазбаларға арналған OneNote сияқты бағдарламалар әр нұсқада бірдей бола бермейді.
Сондықтан таңдамас бұрын тізімді қарап шығыңыз. Мысалы, Microsoft 365 Personal жазылымына Word, Excel, PowerPoint, Outlook және OneNote кіреді. Біржолғы нұсқалардың құрамын тауар картасынан тексеріңіз: керек бағдарлама тізімде болмаса, кейін оны бөлек іздеуге тура келеді.
Үйге ме, жұмысқа ма
Атаулардағы «Home» және «Home & Business» сөздерін жай әшекей деп ойламаңыз. Office Home 2024 үйде қолдануға, оқуға және күнделікті құжат жұмысына арналған. Ал Office Home & Business 2024 үйге, оқуға және бизнеске арналған деп көрсетілген.
Егер компьютерді жұмысқа қолдансаңыз — клиенттерге коммерциялық ұсыныс, шот, есеп дайындасаңыз — лицензия шарттарын міндетті түрде оқып шығыңыз. Үйге арналған нұсқа коммерциялық мақсатқа жарамауы мүмкін, ал мұны кейін білгеннен гөрі бірден білген әлдеқайда жақсы.
Арнайы міндеттерге арналған бағдарламалар
Кейде әдеттегі офис пакеті жетпей қалады. Жұмыста блок-схема, ұйымның құрылымы, процестердің сызбасы не жоспар салу керек болса — ол Visio-ның шаруасы. Ал жобаны жоспарлау, оны басқару және орындалуын бақылау керек болса — Project.
Бұл екеуі әр адамға керек емес. Олар нақты жұмысқа арналған құралдар: мәселен, Project жоба жетекшілері мен жоспарлау мамандарына бағытталған. Әдетте мұндай бағдарламалар офис пакетінен бөлек алынады, сондықтан негізгі пакет пен арнайы құралды шатастырмаңыз.
Электрондық кілт және белсендіру
Электрондық лицензия, яғни ESD кілт — қорап та, диск те жоқ, тек белсендіру кілтінің өзі. Ыңғайлы: бағдарламаны интернеттен жүктеп, кілтті енгізесіз. Бірақ бірнеше нәрсені ескеріңіз. Біріншіден, кілтті сенімді жерде сақтаңыз: хатты өшіріп тастамаңыз, бөлек жазып қойыңыз. Екіншіден, белсендіру көбіне Microsoft есептік жазбасы арқылы жүреді, сондықтан есептік жазбаңыздың құпиясөзін ұмытпаңыз. Үшіншіден, орнату кезінде тұрақты интернет керек болады.
Жиі кездесетін қателер
Офис пакетін таңдағанда адамдар көбіне бір жерден сүрінеді. Ең жиі кездесетіндерін жинадық:
- Тек атауына қарап алу. «Office» деген сөз тұр екен деп, ішіндегі бағдарламаларды тексермеу. Кейін керек бағдарлама жоқ болып шығады.
- Жазылым мерзімін ұмыту. Бір жылдық жазылым бір жылдан кейін бітеді. Күнтізбеге еске салғыш қойып алыңыз, әйтпесе маңызды құжатты ашатын сәтте кедергі шығуы мүмкін.
- Отбасына бірнеше жеке жазылым алу. Үйде бірнеше адам қолданса, әрқайсысына жеке жазылым алғаннан гөрі отбасылық нұсқаны қарастырған ұтымды.
- Үйге арналған нұсқаны жұмысқа қою. Лицензия шарттарын оқымай, үй нұсқасын кеңседе орнатып қою кейін қолайсыз жағдайға әкелуі мүмкін.
- Керек емес құралды алу. Visio мен Project мықты бағдарламалар, бірақ хат жазып, кесте толтыру үшін олардың қажеті жоқ.
- Операциялық жүйені тексермеу. Біржолғы лицензияның қай жүйеге арналғанын алдын ала білмесеңіз, орнатқанда әуре болуыңыз мүмкін.
- Кілтті жоғалту. Хат өшіп кетсе, пошта жабылса, кілтті қайта табу қиынға соғады. Бірден сақтап қойыңыз.
- Күмәнді жерден кілт алу. Түсініксіз сайттағы тым арзан кілт белсенбей қалуы не біраз уақыттан кейін бұғатталуы мүмкін.
Бізде қазір не бар
Бұлтпен, бірнеше құрылғыда жұмыс істейтіндерге Microsoft 365 жазылымдары бар, екеуі де бір жылға. Personal — бір адамға: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote және OneDrive-та 1 ТБ орын, ПК мен Mac-те, планшетте және смартфонда. Family — алты адамға дейін: Office бағдарламаларының толық жиынтығы және әр қатысушыға 1 ТБ OneDrive.
Жазылымсыз, бір рет алып қолданғысы келетіндерге 2024 жылғы электрондық лицензиялар бар. Office Home 2024 үйде қолдануға, оқуға және күнделікті құжат жұмысына арналған. Office Home & Business 2024 — үйге, оқуға және бизнеске арналған, құжат, кесте және презентациямен жұмыс істеуге керекті классикалық Microsoft құралдары.
Арнайы міндеттерге Visio Standard 2024 және Project Standard 2024 бар, екеуі де ESD кілт түрінде. Visio диаграмма, блок-схема, ұйым құрылымы мен жоспарлар салуға керек. Project жобаларды жоспарлауға, басқаруға және бақылауға арналған, негізінен жоба жетекшілері мен жоспарлау мамандарына.
Көбірек нұсқа — Офисные пакеты бөлімінде.
Сұрақтар мен жауаптар
Жазылым біткенде құжаттарым жоғалып кете ме?
Компьютеріңізде сақталған файлдар сол жерде қалады. Бірақ бұлттағы орын жазылыммен бірге берілетіндіктен, мерзімі бітуге жақындағанда маңызды файлдардың көшірмесін алдын ала жасап алған дұрыс. Ең оңайы — жазылымды уақытында ұзарту не файлдарды қайда сақтайтыныңызды алдын ала шешіп қою.
Отбасылық жазылымды неше адам қолдана алады?
Microsoft 365 Family — алты адамға дейін. Әр қатысушы Office бағдарламаларының толық жиынтығын қолданады және OneDrive бұлтында өзінің жеке 1 ТБ орнын алады. Яғни бір адамның файлдары екіншісінің орнын алмайды.
Office Home 2024 мен Office Home & Business 2024-тің айырмасы неде?
Home нұсқасы үйде қолдануға, оқуға және күнделікті құжат жұмысына арналған. Home & Business нұсқасы үйге, оқуға және бизнеске арналған деп көрсетілген. Бағдарламаны жұмыста қолданғыңыз келсе, лицензия шарттарын оқып, ішіндегі бағдарламалар тізімін тауар картасынан салыстырып шығыңыз.
Visio мен Project офис пакетіне кіре ме?
Әдетте жоқ, олар бөлек бағдарлама ретінде алынады. Visio сызба мен схемаға, Project жобаларды жоспарлап, бақылауға арналған. Хат, кесте, презентациямен ғана жұмыс істесеңіз, олар сізге керек емес.
ESD кілт деген не?
Бұл — электрондық лицензия: қорап пен диск жоқ, тек белсендіру кілті беріледі. Бағдарламаны интернеттен жүктеп, кілтті енгізесіз. Кілтті сенімді жерде сақтап қойыңыз, кейін қайта орнатқанда керек болуы мүмкін.
Бір жазылымды бірнеше құрылғыда қолдануға бола ма?
Microsoft 365 Personal бір адамға арналған және ПК мен Mac-те, планшетте, смартфонда жұмыс істейді. Яғни ноутбукте бастаған құжатты телефоннан ашып, планшетте жалғастыра бересіз. Бірнеше адам қолданатын болса, Family нұсқасын қараңыз.
